2015년도 지방이전 정부기관 기록물 관리지침

서 가- 기록물의 형태, 크기 등에 관계없이 모두 배가할 수 있어야 하고, 교체 및 제거가 용이해야 함- 서가 종류는 기록물 유형 및 양 등을 고려하여 고정식 또는 이동식 선택● 이동식 서가(모빌렉) 설치시 소요면적 50% 내외 감축 효과- 서가는 기록물 종류에 알맞은 재질, 형태를 고려하여 선택?미생물이나 해충을 고려할 때 금속재질이 보다 적절(4) 서고 하중- 건물의 안전성과 밀접한 관계가 있으므로 건축 설계 초기단계부터 전문가 또는 시설관리부서와 협의 필요- 서가 설치 계획시 반드시 건물 하중 고려한 설계- 고정식 서가 : 750kgf/㎡ 이상- 이동식 서가 : 1,000~1,200kgf/㎡ 이상- 기록물 종류 및 밀집정도에 따라 변동 가능다. 항온항습 및 환기○ 준영구 이상 기록물은 필수적으로 항온항습 환경하에서 관리○ 보존서고에 항온항습기, 온?습도계(자기온?습도계 등) 설치- 항온항습기의 경우 보존서고 규모에 따라 공조형 항온항습기(대형 서고, 서고 외부), 패키지형 항온항습기(소형 서고, 서고 내부) 설치○ 오염물질에 의한 기록물 훼손 방지를 위해 자연적환기 또는 기계적환기 필요라. 소화체계○ 조기 경보시스템을 설치하고 화재발생시 개별 위치 파악이 가능해야 함○ 휴대형 가스식 소화기를 비치하여 초기화재에 대비해야 함○ 가스식은 오존층 파괴 환경규제물질(하론, 염화불화탄소 계열 등) 여부 등 각 제품의 특성을 고려하여 선택<img id="22464046"></img>마. 보안관리 체계○ 기록물의 안전한 관리를 위해 이중잠금장치 반드시 설치○ 보존서고 출입은 기록관리담당자의 철저한 통제 및 관리 필요○ 주요 기록물 보존서고에 감시장치(영상감시장치) 설치 권고※「참고 4. 기록관리 시설·장비 기준」 세부 참조3. 보존환경 기준가. 기록물 유형별 적정 보존환경을 설정·관리하여야 함나. 보존환경 유지기준<img id="22464074"></img>1) 전자기록물 : CD, DVD의 전자매체에 저장된 전자문서, 사진·동영상 파일 등2) 흑백사진 필름, 마이크로필름은 자기매체류 기준 준수다. 기타 환경관리 사항○ 서고 내로 외부공기의 직접적인 유입 및 분진 등의 오염물질, 해충 침투 방지○ 햇빛의 직접적인 입사 방지를 위해 창문에 블라인더, 커튼 등 설치○ 창문과 출입문은 완전히 밀폐되도록 개폐장치 보완, 단열확보 등을 위해 지속적으로 건물 관리4. 기록물 보존시설 구축 소요예산가. 기관별 현 보유시설·장비 수준 및 소장기록물량 등 여건 다양○「참고 5. 기록관의 시설·장비 비용산출 참고기준」을 참고하여 실제 소요예산 편성나. 유형별 소요예산 산정(예시)(단위 : 백만원)<img id="22464178"></img>　Ⅴ 기록관 설치 운영<img id="22464605"></img>1. 목 적○ 업무에 기반한 공공기관 기록물의 전자적?체계적인 관리를 통해 해당 공공기관의 업무능률 향상○ 국가의 중요한 문화유산이며 기록정보자원인 기록물의 안전한 보존·관리 및 활용<img id="22464606"></img>2. 필요성가. 공공기관 기록물관리의 전담 기능 수행○ 기록물 생산부서와 기록관, 기록관과 영구기록물관리기관을 연계, 해당 공공기관 기록물의 보존·활용·이관 등 전담관리○ 기록물관리업무의 일원화로 기록관리체계 및 인프라 구축의 조기정착 유도○ 중요 기록물의 체계적 보존에 따른 훼손·멸실을 방지하여 후대 역사자료로 전승나. 전문적 기록관리의 지속적 증대○ 기록물관리 전문요원의 배치 및 확대를 통한 전문적이고 일관성 있는 기록관리 업무 수행○ 기록물의 수집·이관, 공개재분류, 기록관리기준표 운영, 기록물의 가치 평가, 보존기간 재획정, 폐기심의 등에 대한 전문지식 최대한 활용○ 당해 공공기관 전 직원에 대한 지속적인 기록관리 재교육 실시○ 전자정부 실현 등 업무환경 변화에 따른 업무에 기반한 전자기록관리체계 구축의 핵심기능 수행다. 대국민 정보공개 및 열람서비스 제공의 핵심 역할○ 기록물의 체계적 관리로 신속한 검색 및 활용 가능○ 공공기관 정보공개창구의 일원화·통합화로 신속한 열람서비스 제공3. 기록관의 역할가. 기록물의 보존·관리 및 활용 등 기록물 관리 기능○ 당해 공공기관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행○ 당해 공공기관 기록물의 수집·관리 및 활용○ 기록관이 설치되지 아니한 관할공공기관의 기록물관리○ 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관○ 관할공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원나. 기록정보센터로서의 기능○ 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수○ 대국민·기관 이용자 맞춤형 기록물 공개·열람 활용다. 기록물 활용 및 보존의 분담○ 영구기록물관리기관과의 협력관계 속에서 보존기간 30년 이상 중요 기록물의 활용 및 보존 분담○ 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관 기록물의 활용 보존관리의 분담4. 설치대상 및 방법가. 기록관 설치 대상기관○ 공공기록물법 시행령 제10조<img id="22465233"></img>나. 기록관 설치방법(1) 전담부서 설치 및 유사업무 통폐합(가) 설치위치?기록관은 기록물관리부서에 설치·운영함을 원칙으로 함※ 공공기관 중 기록관 설치기준에 미달하는 기관은 당해 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록관 업무 수행(나) 명칭 : “공공기관명 + 기록관”(다) 유사업무 통합 및 직제반영?기록관의 업무와 중복되는 기능·기구의 통합예) 문서계, 행정자료실, 정보공개접수창구 업무 등?기관 직제 및 직제시행규칙에 기록관 기구·기능·인력 반영(2) 기록관 운영규정 제정 및 업무분장- 국가기록원에서 제시하는 기록관 운영규정 제정(안)을 참고하여 해당 기관의 업무성격과 조직의 특성 등 제반 여건에 따라 규정 마련- 기록관의 기능 및 역할, 수행업무에 따른 업무분장과 업무담당자 지정, 처리과별 기록물관리책임자 지정 운영(3) 기록물관리 적정 인력 배치- 기록물관리 전문요원을 비롯한 적정 규모의 기록관 근무인력 확보·배치- 기록물관리 전문요원은 기록관 인력의 최소 1/4이상 확보<img id="22464643"></img>【 기록관 수행 업무 】<img id="22464661"></img><img id="22464664"></img>【 기록관 인력 배치 및 업무 분장(안) 】<img id="22464645"></img>(4) 업무기능별 공간구성(가) 기록관은 업무공간, 공공공간(公共空間), 보존공간으로 구성?업무공간은 기록물의 처리와 연구를 수행하는 공간과 사무공간으로 기록물의 분류·등록·수집·이관·정리·평가·기술·폐기·전산화 등 업무 흐름을 고려하여 업무 수행에 적합하도록 배치?공공공간은 직원, 시민, 연구자 등 기록 이용자들이 자유롭게 이용할 수 있는 열람 공간으로 목록 등 자료검색에 필요한 도구를 비치하고, 상담요원도 배치?보존공간은 기록관리 법령에서 정한 기록관·특수기록관의 시설?장비 및 보존환경 기준을 준수하여 기록물의 보존관리에 적합하도록 운영하는 공간【 기록관 공간 시설 평면도(안) 】<img id="22464666"></img>※ 대상기관의 여건에 따라 기록관의 공간은 탄력적으로 운영될 수 있지만, 서고공간의 경우에는 법령의 규정에 따른 공간을 확보하고 시설을 구비?비밀기록물의 관리를 위한 별도의 전용서고 및 시설·장비를 설치·운영하여야 함　Ⅵ 행정사항○ 세종시 및 혁신도시 등으로 이전하는 정부기관은 기관별로 기록물 이전을 위한 자체계획을 수립·시행할 것○ 기관별로 기록물 이전관련 예산을 반영하여 원활하게 업무가 진행될 수 있도록 할 것○ 기관별로 보존기록물에 대한 자체 보유현황조사를 실시한 후, 그 결과를 국가기록원으로 제출할 것※ 이전 예정 전년도에 실시○ 기록물 보유현황조사 후 국가기록원으로 조기 이관을 희망하는 기관은 사전 공문으로 요청하여 협의할 것〈 참고 1 〉이전비용 산출 내역서<img id="22464650"></img>〈 참고 2 〉기록물 유형별 편철 ? 정리▣ 종이기록물(대장)≪ 문서류?대장 ≫○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행○ 정리주체 : 업무담당자(모든 공무원)○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 보존용 표지, 보존집게(클립), 보존상자, 관리번호(스티커 또는 라벨출력)○ 정리순서<img id="22464672"></img>① 생산·접수문서 분류 및 정리- 진행문서 파일에 편철된 문서를 분리- 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류하여 정리<img id="22464686"></img><img id="22464687"></img>② 기록물(철/건) 페이지 번호 표기- 기록물 철의 면수 페이지 번호는 중앙 하단에, 기록물 건의 면수는 중앙 하단에 부여하되, 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수에 페이지 부여<img id="22464689"></img>- 페이지 번호는 연필로 먼저 표기한 후 이상이 없는 경우 넘버링 기계나 볼펜 등으로 표기<img id="22464690"></img>③ 기록물철 표지 작성- 해당 기록물철의 표지를 작성하여 출력- 기록물철의 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재※ 기록물철 표지 작성 서식은 국가기록원 홈페이지 - 기록관리란? - 기록관리표준 - 지침 및 매뉴얼에서 ‘기록물철표지 및 색인목록’을 다운로드하여 기관 실정에 맞도록 활용④ 색인목록 작성- 해당 기록물철의 색인목록을 작성하여 출력- 색인목록에는 일련번호, 등록일자, 제목, 보낸 기관명, 받은 기관명, 페이지 수, 전자문서 여부, 공개여부를 표기<img id="22464699"></img>⑤ 기록물 편철- 편철해야 할 문서를 정리한 후 기록물철 표지와 색인목록을 놓고 보존용 표지로 씌움- 기록물철당 편철량은 100매 이내를 원칙으로 하며, 편철량이 과다한 경우 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목을 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기<img id="22464711"></img>⑥ 보존용 집게(클립) 고정- 문서의 편철이 끝나면 보존용 집게(클립)로 편철한 문서가 쏟아지지 않도록 고정<img id="22464715"></img>⑦ 관리번호 스티커 부착- 보존용 표지 윗부분과 날개 부분에 해당 기록물철의 관리번호 표기- 기록물철의 관리번호는 스티커나 라벨용지를 이용하여 출력 후 사용<img id="22464731"></img>⑧ 보존상자 편성- 보존용 표지를 이용한 문서의 편철이 모두 끝나면 해당 기록물철을 보존상자에 편성- 보존상자에 기록물철을 편성시 문서가 쏟아지거나 보존용 표지가 찢어지지 않도록 유의<img id="22464732"></img>⑨ 서가(캐비닛) 배치- 보존상자 편성이 끝나면 캐비닛이나 보존서고 서가에 기관의 배열방식에 따라 배치<img id="22464733"></img>≪ 카드류 ≫○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 보존용 표지, 보존집게(클립), 보존봉투, 보존상자, 관리번호(스티커 또는 라벨출력)<img id="22464722"></img>○ 정리순서<img id="22464723"></img>< 카드류 보존봉투 >⑧ 보존봉투 및 보존상자 편성- 편철하여야 할 카드를 30건 기준으로 정리- 기록물철 표지와 색인목록, 편철할 카드를 보존봉투에 넣고, 관리번호 표기 후 보존상자에 넣음<img id="22464734"></img>≪ 도면류 ≫○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 도면 보관함, 관리번호(스티커 또는 라벨출력)○ 정리순서<img id="22464782"></img><img id="22464785"></img>< 도면류 보존함 >① 생산·접수 도면 분류 및 정리- 도면 보관함이나 비규격 케이스 안의 도면을 꺼내어 가지런히 정리- 청사진과 원도가 함께 편철되어 있는 경우, 먼저 원도를 정리하고 청사진은 원도 다음에 정리<img id="22464786"></img>② 기록물건 페이지 번호 표기- 도면의 우측 하단에 페이지 일련번호 표기- 페이지 일련번호는 연필로 먼저 표기하고 이상이 없는 경우 넘버링 기계나 볼펜 등으로 표기<img id="22464788"></img>③ 기록물철 표지 작성- 해당 기록물철의 표지를 작성하여 출력- 기록물철 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재④ 색인목록 작성- 해당 기록물철의 색인목록을 작성하여 출력- 색인목록에는 일련번호, 등록번호(관련 문서번호), 제목, 페이지 수, 전자문서 여부, 공개여부 등을 표기<img id="22464791"></img>⑤ 도면 보관함 편성- 해당 도면의 기록물철 표지와 색인목록을 출력하여 도면 보관함에 원본 도면과 함께 편성<img id="22464792"></img>⑥ 관리번호 스티커 부착- 도면 보관함의 기본정보를 작성하고, 라벨지를 이용하여 출력한 후 도면 보관함에 부착<img id="22464814"></img>⑦ 서가(캐비닛) 배치- 도면 보관함의 편성이 완료된 도면은 서가(캐비닛)에 배치<img id="22464818"></img>▣ 시청각기록물(사진?필름 등)○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 유산지, 슬라이드 필름케이스, CD케이스, 외장하드디스크 보관케이스, 보존봉투, 관리번호(스티커 또는 라벨출력)○ 정리순서<img id="22464824"></img>① 생산·접수 시청각물 분류 및 정리- 사진·필름, 슬라이드 첩 안에 있는 각각의 시청각기록물을 분류하고 정리- 하나의 행사·사안을 기준으로 시간발생순으로 편집하여 하나의 시청각기록물철을 생성- 여러 사안의 필름이 연결되어 있는 경우라도 각각의 사안을 기록물철로 구분- 테이프, 영화필름 등 분리될 수 없는 매체의 경우 하나의 기록물철로 생성- 동영상이 여러 개로 나누어졌을 경우 각각을 기록물철로 생성<img id="22464834"></img>② 기록물건 페이지 번호 표기- 인화된 사진 : 뒷면에 수기로 페이지 번호 표기- 필름 : 시작점을 표기하고, 유산지에 페이지 번호 표기- 슬라이드필름 : 필름케이스에 페이지 번호 표기<img id="22464842"></img>③ 기록물철 표지 작성- 해당 시청각기록물철의 표지를 작성하여 출력- 기록물철의 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재④ 색인목록 작성- 해당 기록물의 색인목록을 작성하여 출력- 색인목록에는 일련번호, 등록번호(관련 문서번호), 제목, 사진설명(내용요약), 형태 등을 기재<img id="22464881"></img>⑤ 보존봉투 편성- 해당 기록물의 내용, 규격에 맞는 정리용품을 이용하여 편철 후 보존봉투에 편성- 사진 편철- 필름 편철- 슬라이드 필름 편철<img id="22464897"></img>⑥ 관리번호 스티커 부착- 시청각 보존봉투에 관리번호 스티커를 부착하거나 수기로 표기<img id="22464888"></img>⑦ 보존상자 편성- 시청각기록물 유형별로 보존상자나 보호케이스 및 보존용기에 편성<img id="22464927"></img>⑧ 서가(캐비닛) 배치- 시청각기록물의 편철이 완료되면 보존상자에 편성한 후 서가(캐비닛)에 배치<img id="22464956"></img>▣ 행정박물○ 정리시기 : 행정박물 유형에 따라 진행○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자○ 준비물 : 행정박물 관리대장, 관리번호(스티커 또는 라벨출력)○ 정리순서- 행정박물은 국가적 차원에서 보존가치가 높다고 판단되는 것에 대하여 영구기록물관리기관의 장이 이관대상으로 지정·관리할 수 있음- 행정박물은 관리대상이 다양하고, 이관시기도 다르므로 기관의 행정박물을 조사하여 관리대장에 등재·관리가 선결임<img id="22464974"></img>- 행정박물 관리대상<img id="22464957"></img>- 행정박물 이관시기<img id="22464958"></img><img id="22464959"></img> - 행정박물 관리대장〈 참고 3 〉기록물의 보존기간별 책정 기준<img id="22464975"></img><img id="22464960"></img><img id="22464976"></img><img id="22464961"></img><img id="22464977"></img>〈 참고 4 〉기록관리 시설?장비 기준<img id="22464965"></img>＊비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다.2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.<img id="22465379"></img>〈 참고 6 〉기록물 이전관련 체크리스트기 록 관<img id="22465342"></img>처 리 과<img id="22465380"></img>

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