지식경제부-「전자거래기본법」 제5조제2항관련(“전자화문서의 보관”으로 「국세기본법」의 거래장부 및 증빙서류의 보존에 갈음할 수 있는지)

「전자거래기본법」 제5조제2항은 2007.5.17. 개정된 법률(법률 제8461호를 말함)에서 신설되어 종이문서 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 “전자화대상문서”라 함)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 “전자화문서”라 함)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우 즉, 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것과 같은 조 제1항 각 호의 요건(전자문서의 보관으로 관계 법령이 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있는 경우로 1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것, 2. 전자문서가 작성 및 송신·수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것, 3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것의 요건을 모두 갖춘 경우를 규정함)을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관하는 것으로 관계 법령으로 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있으나, 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다고 규정하고 있습니다.

위와 같이 「전자거래기본법」 제5조제2항을 신설한 취지는 개정 전 같은 법 제5조는 전자문서의 보관에 대하여만 규정하고 있어 종이문서를 스캐닝(전자화)한 전자화문서를 보관한 경우 이를 전자문서의 보관으로 볼 수 있는지에 대하여 논란이 있었고, 업계의 현안인 종이문서 보관비용의 절감 및 문서감축을 통한 업무 효율성 제고를 위해서는 전자화문서의 보관이 가지는 법적 효력 등을 추가적으로 규정할 필요가 있다는 지적이 제기되어, 종이문서 등을 스캐너를 통하여 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환하는 방법으로 작성한 전자화문서에 대하여는 그 내용과 형태 면에서 전자화대상문서인 종이문서 등과 동일하게 작성되고 전자문서의 보관 요건을 갖춘 경우에는 관계 법령에서 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있도록 하려는 것입니다.

한편, 「국세기본법」 제85조의3에서 제1항은 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성·비치하여야 하고, 제2항은 제1항의 장부 및 증빙서류를 5년간 보존하여야 하며, 제3항은 납세자는 제1항의 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우, 그 처리과정 등을 대통령령이 정하는 기준에 따라 정보보존장치에 보존하여야 함을 각각 규정하고 있고, 같은 법 시행령 제65조의7에서 제1항은 법 제85조의3제3항에서 위임한 “대통령령이 정하는 기준”으로 제1호는 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는절차·방법 등 정보보존장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것을, 제2호는 정보보존장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것을, 제3호는 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것 등의 요건을 각각 규정하고 있으며, 제2항은 전자기록의 보전방법 기타 필요한 사항은 국세청장이 정하도록 규정하고 있습니다.

또한, 「법인세법」 제116조에서 제1항은 법인은 모든 거래에 관한 증빙서류를 작성 또는 수취하여 5년간 보관하여야 하고, 제2항은 제1항의 경우에 법인이 대통령령이 정하는 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드매출전표 등 증빙서류를 수취하여 이를 보관하여야 하며, 제4항은 제1항의 증빙서류의 수취·보관 등에 관하여 필요한 사항을 대통령령으로 정하도록 각각 규정하고 있고, 「법인세법 시행령」 제158조제1항은 법 제116조제2항의 위임에 따라 법인이 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 증빙서류를 수취하여 이를 보관하여야 하는 상대방 사업자의 범위를, 같은 조 제2항은 예외적으로 거래금액의 소액 등인 경우에 증빙서류의 수취·보관의 의무면제를 각각 규정하고 있으며, 같은 조 제4항제2호는 증빙서류의 보관과 관련하여 「국세기본법 시행령」 제65조의7에 의한 요건을 충족하는 경우에 한하여 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보를 보관하는 경우에 증빙서류(「법인세법」 제116조제2항제1호에 규정된 신용카드매출전표를 말함)의 보관으로 간주하고 있습니다.

그리고 「국세기본법 기본 통칙」(1985.2.1. 제정, 2007.1.1.개정, 국세청 예규 성격의 행정규칙으로 보임) 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)은 「국세기본법」 제85조의3제1항에 의한 장부 및 증빙서류를 같은 법 시행령 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우에는 실물을 보관하지 않을 수 있다고 하면서, 제1호는 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우와 제2호는 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우를 각각 규정하고 있습니다.

위와 같이 「국세기본법」 및 「법인세법」의 규정은 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보를 제외하고는 처음부터 전자문서로 작성된 문서의 보존에 관하여만 규정을 두고 있을 뿐 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류가 전자화문서에 의한 보관으로 갈음할 수 있는지에 관하여는 아무런 규정을 두고 있지 아니하므로 「전자거래기본법」 제5조제2항 단서에 해당할 수 있는 특별한 규정으로 보기는 어렵다고 할 것입니다.

한편, 「상법의 일부규정의 시행에 관한 규정」 제2조의2 단서에서는 「상법」에 의하여 작성자가 기명날인 또는 서명하여야 하는 장부와 서류는 그 기명날인 또는 서명이 되어있는 원본을 보존하여야 한다고 규정하고 있으므로, 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류가 위 규정에 해당하는 경우에는 원본을 보관하여야 합니다.

따라서 「상법의 일부규정의 시행에 관한 규정」 제2조의2 단서에 따라 원본을 보존하여야 하는 장부와 서류가 아니라면 「전자거래기본법」 제5조제2항에 따른 “전자화문서의 보관”으로 「국세기본법」 제85조의3 및 같은 법 시행령 제65조의7 그리고 「법인세법」 제116조제1항에 따른 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류의 “보존” 또는 “보관”에 갈음할 수 있습니다.