선거관리위원회 기록물관리 규칙 시행규정 제8조 (일반문서류의 편철 및 관리)
이 법령의 취지
이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 및 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」(이하 "규칙"이라 한다)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
1. 공식 조문 원문
①처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.
②제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.
③일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.
④제3항에 불구하고 소청ㆍ소송 및 회계관련 서류 등 비전자기록물 1건의 양이 많아 분철시 이용(활용)에 상당한 지장을 초래하거나 내용파악이 어려울 것으로 판단되는 경우에는 분철하지 않을 수 있다. <개정 2015. 6. 9.>
⑤처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.
⑥제5항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.
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