제11조(계약 품의)
현업부서는 업체와의 계약 시 비용 지급의 조건을 구체적으로 명시해야 하고, 해당 조건이 충족되었는지를 확인하여 이상이 없는 경우에만 비용을 지급한다. 비용 지급 조건이 구체적으로 명시되었는지에 대해서는 지원부서와 통제부서가 계약품의 완료 전에 확인하여야 하고, 실제 비용 지급시 지급 조건의 충족여부는 현업부서가 제출한 증빙을 근거로 예산부서에서 확인한다.
회사는 업체가 제공하는 재화 및 서비스 수량과 무관하게 확정적 금액을 지급하는 방식의 계약체결을 지양하되, 불가피하게 이를 활용하는 경우 현업부서는 비용-효익 자체분석 결과를 연단위로 지원부서와 통제부서에 송부하여 적정성 점검을 요청하고, 지원부서 또는 통제부서는 적정성 점검결과를 현업부서 및 예산부서에 송부한다.
현업부서는 업체와의 계약 시 계약기간과 제공하는 서비스 기간이 일치하도록 해야 하며, 서비스 제공기간이 연장될 경우 업체와 합의하여 계약기간을 연장하되, 연장 시에도 통제부서의 계약 연장 검토 절차를 거치도록 한다.
현업부서는 업체와의 계약기간이 해당연도 또는 해당 월의 말일 이전에 종료될 경우, 실제 수행된 일수를 기초로 일할 계산하여 비용을 지급하며, 계약서에도 이러한 내용이 적시되도록 한다.
현업부서는 선정된 업체와 계약 품의를 진행할 때 다음과 같이 관련 자료를 첨부하고 결재경로는 부서별 위임전결 기준을 준수하여 설정한다. 업체와 체결하는 모든 계약은 원칙적으로 통제부서의 합의가 필요하다.
견적서
계약서
계약서 법무검토 자료
업체 관련 자료(평가 결과, 신용도평가 등)
제9조의 계약의 방법에 관한 사항
기타 관련 문서
통제부서는 현업부서가 각 기준에 해당하는 유관부서의 합의를 거치도록 해야 한다. 유관부서의 예시와 역할은 다음과 같다.
법무부서 또는 준법지원부서 : 계약서의 내용, 내부통제 및 법규준수 사항 점검, 입찰설명회 및 역량평가 절차 준수여부
지원부서 : 구매절차 준수 및 적정성 점검
예산부서 : 계약금액별 위임전결규정 준수 여부 및 비용 통제 관점 점검
정보보호부서 : 보안 관련 규정 준수사항 점검
감사부서 : 일정 금액 이상의 고액 계약인 경우 점검
현업부서가 계약품의시에는 계약진행 전 수행해야 하는 모든 사전절차가 이행되었는지 여부를 누구나 확인할 수 있도록 사전절차 관련 문서 전부가 첨부(또는 문서 접근가능 링크를 첨부)되어야 하고, 지원부서는 이에 대해 면밀히 점검한 후 합의결재하여야 한다.
제6항에서 사전절차 관련 문서 첨부가 미흡할 경우, 지원부서는 반드시 보완을 요청하여야 하며, 보완이 완료된 문서에 대해서만 점검 및 합의결재를 행하여 한다.