제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2010.10.25, 2012.12.10, 2016.11.29, 2021.6.18, 2023.1.20>
1."기록물관리기관의 장"이라 함은 기록물관리 부서의 장을 말한다.
2."전자기록물"이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.
3."비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 「선거관리위원회 사무관리규칙」 제3조제3호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다)에서 계속 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.
4."기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
5."단위업무"라 함은 부서의 기능을 1인 또는 소수의 사람이 수행할 수 있는 업무의 크기 로 나눈 것으로 업무의 성격, 처리절차, 형태 등이 일정하고, 업무변경시에도 분리하기 어려운 수준의 세분화된 업무 또는 사업단위를 말한다.
6."전자기록생산시스템"이라 함은 「선거관리위원회 사무관리규칙」 제3조제11호 및 제12호에 따른 전자문서시스템 및 행정정보시스템을 말한다.
7."기록관리시스템"이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
8."영구기록관리시스템"이라 함은 영구기록물관리기관에서 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
9."웹기록물"이란 각급위원회에서 운영ㆍ활용하는 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.
10."행정정보 데이터세트"란 각급위원회에서 업무상 사용하고 있는 「선거관리위원회 사무관리 규칙」제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
11."기록관리 메타데이터"란 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.
12."장기보존패키지"란 다음 각 목의 자료를 함께 묶은 것을 말한다.
가.전자기록물
나.기록관리 메타데이터
다.보존포맷(기록물 보존을 위한 파일형식을 말한다. 이하 같다)
라.행정전자서명(행정전자서명이 아닌 전자서명을 포함한다. 이하 같다) 등 진본확인 정보
마.그 밖에 전자기록물 관리에 필요하다고 영구기록물관리기관의 장이 인정하는 정보