국방 기록관리 훈령 별지 서식

① 각급기관은 기록물을 효율적으로 관리·운영하기 위하여 기록관을 설치·운영하며, 이때 각급기관은 별지 제1호 서식의 기록관 설치요청서를 국방부장관 및 각군 참모총장에게 제출하여 신청해야 한다.② 기록관 설치 요청을 받은 국방부 장관 및 각 군 참모총장은 전문인력 및 시설·장

다.② 특수기록관은 안보 관련 기록물 중 보존 기간이 30년 이상으로서 공개가 제한된 기록물을 주로 생산하는 각급기관에 설치·운영하며, 설치가 필요한 각급기관은 별지 제1호 서식의 특수기록관 설치요청서를 국방부장관 및 각군 참모총장에게 제출하여 신청해야 한다.③ 특수기록관 설치 요청을 받은 국방부장관 및 각군 참모총장은 전문인력 및 시설

조사·연구서 또는 검토서를 작성한 각급기관의 장은 해당 기록물의 생산 또는 접수일이 속하는 해의 다음 연도 5월 31일까지 조사·연구서 또는 검토서 생산 현황을 별지 제2호 서식에 따라 해당 기관의 기록관에 제출해야 한다.

하나에 해당하는 기록물을 생산하거나 접수한 처리과의 장은 그 기록물을 생산하거나 접수한 날이 속하는 해의 다음 연도 5월 31일까지 대통령 관련 기록물의 목록을 별지 제3호 서식에 따라 해당 기록관에게 제출해야 한다.

집하여 발생 순서에 따라 기록물이 체계적으로 편철·관리되게 해야 한다.② 기록물을 편철할 때 기록물철의 맨 위에는 별표 4의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓는다.③ 제1항과 제2항에 따라 작성된 기록물철은 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 한다.④ 일반문

별표 9의 카드류 보존 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리한다.③ 제2항에 따라 카드류를 보존 봉투에 넣어 편철하는 경우 각 보존 봉투의 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 카드를 배열해야 하며, 보존 봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 하는 것을 원칙으로 한다.

① 도면류는 기록물철 단위로 별표 10의 도면류 보존 봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열해야 하며, 보존 봉투당 도면의 편철량은 30장 이내로 하는 것을 원칙으로 한다.③ 편철된 도면류의 보존봉투는

규격에 맞게 별표 11에 따른 사진·필름류 보존 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리한다.② 제1항에 따라 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제4호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열해야 한다.

기록물철을 보존 기간 책정 등의 보존 분류를 한 후 기록물철 등록부에 그 결과를 기입한다.7. 기록물철에 남아 있는 철침 등 이물질을 제거한다.8. 기록물철의 별지 제4호 서식의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지를 확인한 후 색인목록을 전산출력의 색인목록으로 교체한다.9. 기록관리기준표에 누락되거나 변경된 단위과제가 있는지를 확인하

처리과의 장은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 및 특수기록관의 장에게, (특수)기록관의 장은 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 전년도의 기록물 생산 현황을 별지 제5호 서식에 따라 통보해야 한다. 이 경우 기록물 생산 현황의 통보는 영 제20조제1항에 따른 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.② 제1항에도 불구하고

1항에도 불구하고 전자기록시스템으로 기록물생산현황을 통보할 수 없는 경우에는 국가기록원장과 협의하여 통보방식을 달리할 수 있다.③ 비밀기록물에 대한 생산 현황은 별지 제6호 서식에 따른 비밀기록물 생산 목록을 작성하여 제출한다.

① 각급기관의 장은 매년 5월 31일까지 관할 기록관 및 특수기록관의 장에게, 기록관 및 특수기록관의 장은 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 별지 제6호 서식에 따라 전년도 비밀기록물의 생산·해제 및 재분류 현황을 통보해야 한다.② 각급기관의 장은 제1항의 비밀기록 생산 현황에 포함된 비밀기록물의 목록을 별지 제6호

제6호 서식에 따라 전년도 비밀기록물의 생산·해제 및 재분류 현황을 통보해야 한다.② 각급기관의 장은 제1항의 비밀기록 생산 현황에 포함된 비밀기록물의 목록을 별지 제6호 서식에 따라 작성·관리해야 하며, 그 목록은 생산 후 3년이 지난 다음 해의 5월 31일까지 관할 (특수)기록관의 장에게 통보해야 한다. 이 경우 비밀기록물 목록의

로 이관 시기를 연장할 수 있다.③ 각급기관은 제1항과 제2항에 따라 기록물을 이관하려는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 별지 제7호 서식의 이관 목록과 함께 제출해야 한다.④ (특수)기록관의 장은 제1항에 따라 이관받은 기록물 중 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 보존 기간의 기산일부터 10년이

영 제32조제3항, 제40조제1항 단서 및 제41조제3항에 따라 부득이한 사유로 기록물의 이관 시기를 연장하려는 경우에는 미리 관할 기록물관리기관의 장에게 별지 제8호 서식의 기록물 이관 연장신청서를 전산으로 작성·제출하여 협의해야 한다.

것을 원칙으로 한다.② 보존 기간이 30년 이상인 기록물을 부득이한 사유로 서고 외의 지역으로 반출하려면 해당 서고를 관리하는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제9호 서식의 기록물 반출·반입서를 해당 서고관리 책임자에게 제출해야 한다.③ 보존 기간이 30년 이상인 기록물의 열람은 그 기록물이 수록된 보존 매체를 사용해야 하며, 부

관의 매체수록 통보 시기는 다음 각 호와 같다.1. 기록물관리기관의 장은 매년 8월 31일까지 그 기관의 전년도 복제본 제작 또는 보존 매체 수록 목록과 현황을 별지 제10호 서식에 따라 국가기록원에 제출해야 한다.2. 국가기록원장은 보존 매체 수록 목록 중 이중으로 보존할 필요가 있는 기록물을 선별하여 매년 8월 말까지 해당 기록물관리기

선 전산기의 기억장치에 입력하여 입력자료에 이상이 있는지를 검사한 후 광디스크로 옮겨 수록해야 한다.③ 제2항에 따라 전자기록물을 광디스크로 옮겨 수록할 때에는 별지 제11호 서식의 광디스크 수록계획서를 작성하고, 이에 따라 수록해야 한다. 이 경우 광디스크는 공개 구분 종류별로 구분하여 작성한다.④ 기록물관리기관에서 생산한 전자기록물이

① 기록물관리기관이 기록물을 마이크로필름에 수록할 때에는 별지 제12호 서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영해야 한다.② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영할 때에는 촬영 시작 부분에 별표 17의 시작 표

이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영해야 한다.② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영할 때에는 촬영 시작 부분에 별표 17의 시작 표지와 별지 제12호 서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서의 순서대로 기록물을 수록한 후 촬영이 끝나는 부분에 별표 17의 촬영 끝 표지를 넣어야 하며 마

이 보유한 기록물의 목록 및 내용을 확인하게 하거나 그 밖에 필요한 조사를 하게 할 수 있다.④ 제3항에 따라 조사를 하는 공무원은 그 권한을 표시하는 증표로써 별지 제13호 서식을 작성하여 관계인에게 내보여야 한다.

인 기록물에 대해서는 서고에 입고하기 전에 탈산(脫酸) 처리를 할 수 있다.④ 기록물관리기관의 장은 살균·소독이나 탈산 처리 등 기록물의 보존 처리를 하는 경우 별지 제14호 서식의 기록물 보존 처리서를 작성해야 한다.

는 기록물에 대하여 정수점검과 상태를 점검해야 하며, 점검 주기는 별표 18과 같다.② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물이 정기적으로 점검될 수 있도록 별지 제15호 서식의 기록물 점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검해야 한다.

원[해당 (특수)기록관 소속 기록물 관리 전문요원을 말한다]의 심사3. 기록물평가심의회의 심의② 기록물관리기관의 장이 제1항에 따라 기록물을 폐기하려는 경우에는 별지 제16호 서식의 기록물 평가 심의서를 작성하고, 이에 따라 폐기해야 한다.③ (특수)기록관의 장은 영 제29조제1항제3호에 따라 기록물 원본을 폐기하고 보존 매체만 보존하는

예고문에 따라 비밀 보호 기간이 만료된 경우3. 생산한 후 30년이 지난 경우② 국가기록원이나 특수기록관으로 이관하는 비밀기록물은 건별로 봉투에 넣어 봉인한 후 별지 제17호 서식의 이관 목록과 함께 이관해야 하며, 이관받은 비밀기록물은 봉투의 접합부분에 별표 19의 봉인표지를 붙인 상태로 관리해야 한다.③ 특수기록관의 장은 제3항에 따른

하며, 이관받은 비밀기록물은 봉투의 접합부분에 별표 19의 봉인표지를 붙인 상태로 관리해야 한다.③ 특수기록관의 장은 제3항에 따른 봉인 및 개봉 관련 사항을 별지 제18호 서식의 비밀기록물 봉인 대장에 기록해야 한다.

정보통신망으로 기록물을 열람하려는 사람은 미리 별지 제19호 서식의 열람신청서를 제출하여야 한다.