이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다), 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다) 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "시행규칙"이라 한다)에 따른 방위사업청 특수기록관 업무 수행 및 기록물 등의 관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
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공식 조문 첫 내용
① 기록물의 평가 및 폐기는 특수기록관장 책임 하에 전문요원이 실시하고 적용범위는 방위사업청과 그 소속기관에서 보존ㆍ관리하고 있는 기록물로 제한한다.
임의로 해석하지 않고 공식 원문의 첫 단위를 그대로 표시합니다.
1. 공식 조문 원문
①기록물의 평가 및 폐기는 특수기록관장 책임 하에 전문요원이 실시하고 적용범위는 방위사업청과 그 소속기관에서 보존ㆍ관리하고 있는 기록물로 제한한다.
②제1항의 전문요원은 보존기간 경과기록물 목록 및 "별지 제16호 서식의 보존기간 경과 기록물 의견서"를 작성하고, 기록물평가심의회는 보존기간 경과기록물 의견에 대한 보류, 승인, 반려 여부를 결정한다. 위 심의내용의 기록을 위하여 "별지 제17호 서식의 기록물평가심의서" 및 "별지 제18호 서식의 기록물평가심의회 의결서"를 작성ㆍ보존한다.
③전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의결과 보존기간이 30년 이상으로 재분류된 경우, 해당 기록관리기준표 및 색인목록에 재분류된 결과를 반영하여야 한다.
④폐기 결정일 부터 폐기까지 관련된 일련의 행위들을 기록으로 작성ㆍ 보존하여야 하고, 다음 각 호에 대한 기록물은 폐기를 보류하여야 한다.1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물2. 국방ㆍ외교ㆍ안보 등과 관련하여 보존할 필요가 있는 기록물3. 민원증명, 이해분쟁 및 소송 등의 증빙자료로 보존할 필요가 있는 기록물4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물6. 국가적으로 중대한 사안, 조사 또는 수사기관의 요청이 있거나 국민 권익보호를 위해 필요한 기록물7. 그 밖에 시행령 제26조제1항에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
⑤전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각ㆍ 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 특수기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다.
⑥기록물 원본을 이관하지 않고 처리과에서 임의로 폐기할 경우, 특수기록관은 해당 행위에 대해 감사관실에 고발할 수 있다.
[별지 제16호 서식] 보존기간 경과 기록물 의견서 연번 | 생산부서 (처리과명) | 기록물철 분류번호 | 생산 년도 | 기록물철 제 목 | 수량 (권) | 보존 기간 | 보존기간 만 료 일 | 소 관 부 서 검 토 의 견 | 소 관 부 서 검 토 의 견 | 소 관 부 서 검 토 의 견 연번 | 생산부서 (처리과명) |…
[별지 제17호 서식] 기록물 평가 심의서 기록물철 분류번호 | 생산 연도 | 기록물철 제 목 | 보존기간 만료일 | 생산부서(처리과명) | 생산부서(처리과명) | 특수기록관 | 특수기록관 | 심의회 의견 기록물철 분류번호 | 생산 연도 | 기록물철 제 목 | 보존기간 만료일 | 처리 의견 | 사유 | 평가 의견 |…
[별지 제18호 서식] 기록물 평가 심의회 의결서 일 시 및 장 소 | | | | | 안 건 | | | | | 심사내용 | | | | | 의결주문 | | | | | 심의위원 | 직 위 | 성 명 | 의결내용 | 의결내용 | 서 명 심의위원 | 직 위 | 성 명 | 가 | 부 | 서 명 위원장 | 운영지원과장 | | |…