보건복지부 보안업무규정 운용세칙 제32조 (비밀관리기록부의 기재요령)

비밀관리기록부는 비밀보관책임자 단위로 작성하며 기재요령은 다음 각 호에 따른다.1. 부서명 : 비밀을 보관하고 있는 보관단위 부서명을 기재한다.2. 보관책임자 : 정ㆍ부 보관책임자의 성명을 기입한다.3. 관리번호 : 훈령 제40조에 따른 비밀의 등록번호로서 비밀의 작성 또는 접수되는 순서에 따라 부여한다.4. 생산처 : 비밀의 생산기관명을 기입한다. 다만, 기관 내부에서 발행된 것은 생산부서명을 기입한다.5. 수신처 : 발송일 때에는 배부처 기관명을, 접수일 때에는 소관부서명을 각각 기입한다.6. 비밀등급 : 로마숫자(Ⅱ, Ⅲ)로 표시한다.7. 형태 : 외형상의 형태(예: 문서, 책자, 사진, CD, DVD, USB 등)를 구체적으로 기입한다.8. 사본번호 : 접수한 비밀은 생산기관에서 부여한 사본번호를 기재하고, 자체 생산한 비밀의 경우 사본이 한부인 경우에는 "원본/1"로, 사본이 2부 이상인 경우에는 "원본/사본총수"로 각각 기재한다.9. 예고문 : 원본은 원본의 예고문을, 사본은 사본의 예고문을 기재한다. 다만, 시행문을 첨부물인 비밀과 같이 철하여 보관할 때에는 시행문의 예고문과는 관계없이 첨부물인 비밀의 예고문을 기재한다.10. 보존기간 : 비밀 원본인 경우 보존기간을 기재한다.11. 보관장소 : 보관용기가 위치한 사무실 또는 보관함의 번호를 기입한다.12. 등급변경 : 비밀관리기록부에 등록된 비밀문건이 일반문서로 재분류되었거나 등급이 조정(상위→하위, 하위→상위)되었을 경우에는 관련 내용 및 재분류를 실시한 일자를 기입한다.13. 파기 : 비밀 사본을 파기한 경우에는 처리일자를 기재한다.14. 보호기간 만료 : 비밀원본의 보호기간이 만료된 경우 처리 일자를 기재한다.15. 일반 재분류 : 비밀 사본을 일반 문서로 재분류 한 경우에는 재분류를 실시한 일자를 기재한다.16. 근거 : 비밀을 재분류(등급변경, 파기 등)한 때에는 그 근거를 기입한다.17. 처리자 : 비밀을 예고문에 따른 처리 또는 재분류 한 경우 처리자가 서명 또는 날인한다.18. 확인자 : 비밀을 예고문에 따라 또는 재분류한 경우 보관책임자 또는 참여자가 확인한 후 서명 또는 날인한다.