국가유산청 보안업무규정 시행세칙 제26조 (비밀관리기록부 사용방법)
이 법령의 취지
이 세칙은 「보안업무 규정」(이하 "규정"이라 한다) 및 「보안업무 규정 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 시행에 관하여 국가유산청 보안업무의 적정한 운영과 관리를 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 〈개정 2013. 1. 11.><개정 2024. 5. 20.〉
1. 공식 조문 원문
①규칙 제39조제1항의 규정에 의한 비밀관리기록부는 비밀보관책임자가 비치하고 다음 각 호와 같이 사용한다. < 개정 2021. 8. 2. 〉
1.비밀보관책임자는 접수, 작성(생산), 분류(재분류 포함), 접수ㆍ발송 등 일체의 처리상황을 기록하여야 하며, 접수ㆍ발송근거를 분명히 하여야 한다. < 개정 2015. 7. 8. 〉
2.같은 내용의 비밀이 2부 이상일 때에는 보관 부수 매 건마다 란을 달리하여 기록한다.
3.비밀관리기록부에는 비밀을 접수와 생산 순서에 따라 기재하여 관리할 수 있다. 다만, 혼용하여 관리하는 경우에는 접수문서는 청색 또는 흑색, 생산문서는 적색으로 표시하여야 한다.
4.비밀관리기록부는 갱신함이 없이 계속 사용한다. 다만, 일제정리, 사용종료, 훼손 등으로 인하여 갱신하고자 할 때에는 유효한 비밀만을 이기하고, 구관리기록부 및 신관리기록부 최종기록란에 다음과 같이 기재하고 보관책임자 및 보안담당관의 날인을 받아야 한다. 이 경우 구비밀관리기록부 근거란에 이기 사실과 이기 연월일을 기재한다.
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②비밀관리기록부의 각 란 기재요령은 다음과 같다.
1.부처명란은 비밀을 처리하는 부서 또는 보관부서
2.보관책임자란은 보관책임자의 직급, 성명을 기재한다.
3.관리번호 : 연도별 일련번호를 부여한다.(제27조 참조) 〈개정 2013. 1. 11, 2015. 7. 8. 〉
4.접수ㆍ발송 년월일란에는 비밀의 접수 또는 발송년월일을 기재한다. < 개정 2015. 7. 8. 〉
5.생산처란에는 생산기관명을 기재한다. 다만, 내부에서 생산된 것은 구체적 부서명을 기재 한다. < 개정 2015. 7. 8. 〉
6.수신처란에는 접수한 비밀인 때에는 처리부서명, 발송한 비밀인 때에는 기관명을 기재한다.
7.비밀등급란에는 로마숫자(Ⅱ,Ⅲ)로 주서로 표시한다. < 개정 2017. 6. 12, 2024. 5. 20. >
8.형태란에는 외형상의 형태를 기재(문서, 책자, 사진, 궤도, 필름, 디스켓, 외장형 하드디스크(HDD), USB메모리, CD(Compact Disk), DVD(Digital Versatile Disk)한다.〈개정 2013. 1. 11. 〉
9.사본번호란에 원본비밀의 경우에는 "원본/사본숫자"를, 사본 또는 접수비밀의 경우에는 당해 사본번호를 기재한다.
10.예고문란에는 생산 또는 접수비밀문서상의 예고문을 기재한다. 사본과 원본을 정확히 인식하여 기록한다. 파기 또는 일반문서로 재분류 등 마지막 까지 정확히 기록한다.(예) [2012. 12. 31.파기], [2012. 12. 31. 일반문서로 재분류]〈개정 2013. 1. 11. 〉
11.삭제 < 2017. 6. 12. 〉
12.보관장소란에는 보관캐비넷 번호를 기재한다.
13.등급변경란에는 등급변경 시 재분류 실시자 및 확인자가 실시일자를 기재하고 날인한다. < 개정 2017. 6. 12, 2024. 5. 20. >
14.근거란에는 재분류근거(예고문 또는 근거문서 대호)를 기재한다. < 개정 2021. 8. 2. 〉
15.삭제 < 2017. 6. 12. 〉
16.삭제 < 2017. 6. 12. 〉
17.건명란에는 비밀문서의 제목을 기록한다. < 신설 2017. 6. 12. 〉
18.보존기간란에는 예고문에 명시된 보존기간을 명시한다. 원본만 기록한다. < 신설 2017. 6. 12. 〉
19.파기란에는 파기 후 파기연월일을 기록하고 파기자가 서명한다. < 신설 2017. 6. 12. 〉< 개정 2024. 5. 20. >
20.보호기간만료란은 보호기간 만료 연월일을 기록한다. < 신설 2017. 6. 12. 〉
21.삭제 < 2021. 8. 2. 〉
22.처리자란은 파기 후에 관리자에게 확인을 받는 것으로 연원일을 기록하고 관리자가 서명한다. < 신설 2017. 6. 12. 〉< 개정 2024. 5. 20. >
③비밀을 생산하여 취급자의 직접 접촉에 의해 발송하는 경우 배부처에 비밀인수자의 서명을 받아 보관하며, 비밀 파기시 배부처를 따로 분리하여 비밀열람기록전과 함께 5년간 보관한다. < 개정 2015. 7. 8. 〉
④비밀의 파기, 재분류 등으로 인한 삭제 시에는 비밀등급부터 사본번호까지 2개의 주선을 그어 삭제한다.
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