관세청 보안업무 수행에 관한 훈령 제45조 (비밀관리기록부 작성)

별지 제17호서식 비밀관리기록부는 비밀의 접수, 작성, 분류, 접수ㆍ발송 및 처리 등 일체의 관리사항을 기록하여야하며, 그 작성 요령은 다음 각 호와 같다.1. 부서명란에는 비밀을 보관하고 있는 부서명 기입한다.2. 보관책임자란에는 보안담당관 또는 분임보안담당관 기입한다.3. 관리번호란에는 다음 각 목과 같이 작성한다.가.관리번호는 작성 또는 접수 순위에 따라 일련번호 부여한다.나.보관관리 중에 있는 비밀(사본)은 동일 내용의 비밀이라도 각 비밀별 관리번호를 부여하여 관리한다.다.1건의 비밀을 생산하는데 제출된 수개의 비밀자료는 그 문서의 예고문에 불구하고 기관장의 결재를 얻어 파기할 수 있다.라.첨부물로 인하여 비밀로 분류된 단순 시행문은 접수 결재 후 비밀첨부물의 표지이면에 부착하여 보관 관리한다. 다만, 필름, 자재 등 부착이 곤란한 경우에는 첨부물과 분리하여 비밀문서와 함께 보관할 수 있다.4. 연월일란에는 비밀의 접수 또는 발송일을 기입한다.5. 생산처란에는 비밀의 생산기관을 기입한다.(내부에서 발행된 비밀은 부서명 기입한다.)6. 수신처란에는 수신 부서명 기입한다.(생산비밀은 배부처 기관명 기입하고, 수신처가 2개 이상인 경우 "배부처"를 기입한다.)7. 문서번호란에는 비밀문서의 문서번호와 시행일자를 기입한다.8. 비밀등급란에는 비밀문서 등급(2급 또는 3급)을 기입한다.9. 형태란에는 문서, 책자, USB, 카드, 사진필름 등 구체적으로 기입한다.10. 건명란에는 비밀문서의 제목을 기입한다.11. 사본번호란에는 생산한 경우 "원본" 기입, 접수한 경우에는 사본번호 기입하며, 생산한 비밀의 경우 다음과 같이 기입한다.<img id="163415613"></img>12. 예고문란에는 다음과 각 목과 같이 기입한다.가.비밀문서의 예고문을 기입한다.나.시행문을 첨부물인 비밀에 첨부한 채 보관하는 경우에는 시행문의 예고문에도 불구하고 첨부물 비밀의 예고문을 기입한다.다.시행문의 예고문이 첨부물에서 분리된 뒤에도 계속 비밀로 재분류 한다고 되어 있는 경우는 첨부물인 비밀과 분류하여 별개의 비밀로 취급한다.라.원본문서의 경우에는 예고문란에 보존기간도 함께 표시한다.13. 보존기간란에는 비밀을 보존해야 되는 기간을 기입한다.14. 보관장소란에는 보관용기가 위치한 장소 또는 보관용기 번호 기입한다.15. 처리방법란에는 비밀의 예고문에 따른 파기, 보호기간 만료 및 등급변경, 기타의 방법으로 비밀을 처리한 경우 해당란에 일자 기입한다.16. 근거란에는 처리방법의 근거를 기입한다.17. 처리자란에는 담당자 이름 기입한다.18. 확인자란에는 보안담당관(보안주무부서) 또는 분임보안담당관(처리부부서)이 서명한다.