국방 기록관리 훈령 제36조 (전자문서의 관리)
이 법령의 취지
이 훈령은 「공공기록물 관리에 관한 법률」, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」과 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」에 따라 국방 기록물 관련 업무의 수행에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
1. 공식 조문 원문
①각급기관이 전자문서의 생산·관리체제를 설치·운영할 때에는 기록물의 등록, 분류, 정리, 생산 현황 작성, 이관 및 열람 등의 기록물관리업무를 그 전자문서의 생산·관리체제에 의하여 수행할 수 있어야 한다.
②처리과의 장은 관할 (특수)기록관에 전자문서를 이관하려면 전자문서를 관할 (특수)기록관의 기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다. 이 경우 전자문서를 이관할 때에는 전자문서를 전자문서시스템으로부터 기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다.
③(특수)기록관의 장은 관할 국가기록원에 전자문서를 이관 할 때에는, 전자문서를 기록관리시스템으로부터 관할 영구기록관리시스템에 전자적인 방법으로 이관해야 한다.
④(특수)기록관의 장은 인수절차 종료 시 그 결과를 해당 처리과에 통보해야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존해야 한다.
⑤(특수)기록관의 장은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년이상인 경우에는 국가기록원장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리해야 한다.
⑥(특수)기록관의 장은 제5항에 따른 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 부여해야 한다.
⑦(특수)기록관의 장이 국가기록원으로 전자기록물을 이관하려면 관리정보 메타데이터(metadata)를 추가한 장기보존포맷으로 재변환해야 한다.
⑧(특수)기록관의 장은 전자기록물을 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장해야 하며, 승인받지 않은 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립하여 시행하여야 한다.
⑨전자문서를 관리하는 기록물관리기관의 장은 제1항에 따른 표준의 전자문서와 호환성이 유지되도록 해당 컴퓨터 파일을 계속적으로 전환·관리해야 한다.
⑩기록물관리기관의 장은 기록관리시스템이 표준의 전자문서를 관리하는 데 필요한 기술조건을 가지도록 유지·관리해야 한다.
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