조달청 보안업무 시행세칙 제51조 (비밀관리기록부 정리)

비밀관리기록부(규칙 별지 제13호 서식)는 비밀의 접수, 작성, 분류, 접수ㆍ발송 및 처리 등 일체의 관리사항을 기록하여야 하며, 그 기재 요령은 다음과 같다.<개정 2023. 5. 12.>1. 부서명비밀을 보관하고 있는 부서명을 기입한다.2. 보관책임자정ㆍ부 보관책임자 성명을 기입하며 날인한다. 또한 사용 전에 다음 면에 미리 기입해서는 안 된다.3. 관리번호가. 관리번호는 작성 또는 접수 순위에 따라 일련번호를 부여한다. (예: 2020-1, 2020년도 첫 번째 접수 시)나. 자체 생산한 비밀에는 최종 결재가 난 후에 관리번호를 부여한다.다. 보관관리 중에 있는 비밀(사본)에는 동일 내용의 문서라도 반드시 각각 관리번호를 부여한다.라. 1건의 비밀을 생산하는데 제출된 여러 개의 비밀자료는 그 문서의 예고문에 불구하고 관서장의 결재를 얻어 파기할 수 있다.<개정 2023. 5. 12.>마. 첨부물로 인하여 비밀로 분류된 단순 시행공문은 접수 결재 후 비밀첨부물의 표지 이면에 부착하여 보관 관리하여야 한다.다만, 필름, 자재 등 부착이 곤란한 경우에는 첨부물과 분리하여 일반문서로 재분류 보관 할 수 있다.4. 년월일비밀의 접수 또는 발송 연월일을 기입한다.5. 생산처비밀의 생산기관을 기입함(기관내부 발행 건은 구체적인 부서명 기입)6. 수신처(처리담당)접수비밀은 자기 부서명, 담당자, 발송비밀은 배부처 기관명을 기입한다.7. 문서번호비밀문서의 문서번호와 시행일자를 기록한다.8. 비밀등급비밀등급(Ⅱ, Ⅲ급, 대외비)을 기재한다.9. 형태문서, 책자, 디스켓, USB, CD, 카드, 사진필름, 상황판 제작용 등으로 구체적으로 기입한다.<개정 2023. 5.12.>10. 건명비밀문서 건명(공문 제목)을 기록한다.11. 사본번호가. 비밀의 원본은 사본번호 란에 원본이라 기입하고 접수의 경우에는 사본번호를 기입한다.나. 자체에서 생산한 비밀 중 보관용 사본에도 관리번호를 부여하고 사본번호를 기입한다. 다만, 수신처란에는 보관용이라 기입한다.<img id="162191057"></img><개정 2023. 5. 12.>12. 예고문(보호기간), 보존기간가. 예고문에는 비밀자체의 예고문을 기입한다.나. 보존기간은 보호기간이 종료되고 일정기간 보존하는 기간을 정하는 것으로서, 보호기간 보다는 길게 정해야 한다.다. 보존기간은 비밀생산년도 다음해부터 적용되며, 보호기간이 종료된 원본은 운영지원과에 이관한다.<개정 2023. 5. 12.>라. 보호기간이 종료되면 비밀관리기록부에 비밀등급부터 사본번호란 까지 2개의 붉은 선으로 삭제 후 보호기간 만료란에 "이관"으로 기록 후 근거(처리일자)란에 처리일자를 기록한다.13. 보관장소보관용기가 위치한 장소 또는 보관함의 번호, 명칭을 기입한다.14. 등급변경비밀문서의 등급을 조정한 경우에 재분류 근거를 기입한다.15. 파기파기를 직접 실시한 자가 파기근거(‘예고문 도래파기’ 또는 ‘00과-0000(22.1.1)에 의거 대체파기’ 등) 를 기입하고 관리기록부의 파기 정리 시에는 관리번호란부터 사본번호란 까지 2개의 적색 실선으로 삭제하며 삭제부란은 해독이 용이토록 한다.<개정 2023. 5. 12.>16. 보호기간만료비밀문서의 보호기간이 만료되어 이관한 경우 "이관"으로 기록한다.17. 일반재분류비밀문서를 일반문서로 재분류 한 경우 해당 근거를 기입한다.18. 근거(처리일자)비밀문서 등급변경, 재분류, 파기, 이관 등의 처리를 한 경우 해당 일자 및 근거를 기록한다.19. 처리자(인), 확인자(인)비밀문서 등급변경, 재분류, 파기, 이관 등의 처리를 한 경우 처리자(인)에는 담당자 서명, 확인자(인)에는 보관책임자 또는 (분임)보안담당관이 서명한다.